Als bedrijfsleider houdt u zich het liefst bezig met de kernactiviteiten van uw bedrijf. Zodra daar de nodige groei in zit, gaat u de behoefte voelen om uw ondersteunde IT-processen samen te brengen in één totaalpakket. Men noemt dit ERP of Enterprise Resource Planning. Maar wanneer is een dergelijke ERP-oplossing relevant voor uw bedrijf?
ERP-software was vroeger vooral voorbehouden voor grote ondernemingen. De laatste jaren komt dit echter steeds meer binnen ieders bereik. Of u de overstap wenst te maken is afhankelijk van een aantal factoren.
Zo is er de grootte van uw bedrijf. Werkt u met slechts één medewerker die alles in 1 muisklik overziet, dan is ERP nutteloos. Ook de complexiteit van uw product of diensten speelt een rol. Hoe ingewikkelder die zijn, hoe nuttiger ERP wordt. Verder is er zoiets als leveringstijd en flexibiliteit. De druk om steeds sneller en zonder fouten te leveren groeit jaar na jaar.
Ook op het vlak van intern overzicht kan ERP duidelijk een uitkomst bieden. U wil toch graag op elk moment weten hoe het staat met de voorraden, bestellingen en cashflow, maar u wil die informatie niet op een tijdrovende manier uit verschillende systemen halen?
Maatwerk of standaard?
Nogal wat bedrijfsleiders zijn er zijn ervan overtuigd dat hun bedrijfsprocessen zo uniek zijn dat ze enkel met software op maat verder kunnen. Deze is echter duur, evenals alle toekomstige aanpassingen.
Er bestaat voor vrijwel elke situatie een pakket dat minstens tachtig procent van uw belangrijkste processen ondersteunt. Het komt er op aan daarin de juiste keuze te maken. Laat u daarbij ondersteunen door een consultant die de beschikbare pakketten kent en uw bedrijfsprocessen in kaart helpt brengen om de meest geschikte software te selecteren. Vaak kan dit in een tijdsbestek van enkele dagen.
Het is ook mogelijk om een bestaand pakket aan te passen aan uw behoeften. Dat is echter gevaarlijk. De kosten lopen vaak onverwacht hoog op. Bovendien wordt u met nieuwe kosten geconfronteerd als u moet overschakelen op een nieuwere versie van het pakket. Soms is het daarom beter om uw bedrijfsprocessen aan te passen aan de software, in plaats van omgekeerd.
Jorg De Decker is zaakvoerder van BPM Software.